MÁTE MAŤ ZAVEDENÝ VNÚTORNÝ SYSTÉM PREVEROVANIA OZNÁMENÍ AJ VY?

Doteraz mali povinnosť zaviesť vnútorný systém preverovania oznámení

• všetci zamestnávatelia s viac než 50 zamestnancami,
• orgány verejnej moci s viac než 5 zamestnancami.

Od 1.9.2023 tak musia po novom urobiť aj zamestnávatelia bez ohľadu na počet ich zamestnancov, ak poskytujú služby v oblasti

• finančných služieb,
• bezpečnosti dopravy,
• životného prostredia.

A čo je vôbec vnútorný systém preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti? Celý komplex povinností a činností zamestnávateľa, ktoré súvisia so zavedením interných procesov a pravidiel pri prijímaní oznámení o protispoločenskej činnosti, ich preverovaní, a pri oznamovaní výsledkov prešetrenia v zákonných lehotách whistleblowerom. Súčasťou vnútorného systému je aj povinnosť zamestnávateľov viesť evidenciu oznámení o protispoločenskej činnosti v presne určenom rozsahu po dobu 3 rokov. 

Neoddeliteľnou súčasťou systému je aj povinnosť zamestnávateľa vydať vnútorný predpis, ktorého náležitosti presne určuje zákon. Novela rozširuje podrobnosti, ktoré je nevyhnutné v predpise upraviť – po novom napríklad detaily o prijímaní opatrení proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti.

Súčasné verzie predpisov tak bude nevyhnutné aktualizovať do septembra tohto roka. Novela tiež zavádza lehotu pre zamestnávateľov, ktorí musia potvrdiť prijatie oznámenia do 7 dní od jeho prijatia. Od tohto momentu začne plynúť 90 dňová lehota pre zamestnávateľa na jeho preverenie a oznámenie výsledku preverenia.  

Úrad na ochranu oznamovateľov bude môcť udeliť pokutu až do výšky 50.000 EUR resp. 100.000 EUR pri zamestnávateľoch s viac než 250 zamestnancami, ak nebudú spĺňať tieto zákonné podmienky od 1.9.2023. Maximálna výška pokuty bola doteraz 20.000 EUR.

Úrad tak bude mať ku dňu svojho 2. výročia začiatku fungovania podstatne rozšírený priestor na úvahu o výške pokút. Aj keď je doterajšia prax Úradu voči zamestnávateľom ústretová, odporúčame sa na zmeny pripraviť v dostatočnom časovom predstihu.

ZODPOVEDNÁ OSOBA A OUTSOURCING - POVINNOSTI A LIMITY ZAMESTNÁVATEĽA

Zamestnávatelia majú podľa zákona plniť vyššie uvedené povinnosti prostredníctvom tzv. zodpovednej osoby. Tou môže byť organizačná zložka alebo osoba v rámci organizácie, prípadne na základe zmluvy aj iná osoba, či entita. Zodpovedné osoby zjednodušene vykonávajú a zastrešujú činnosti ako príjem, potvrdzovanie, preverovanie a evidenciu oznámení o protispoločenskej činnosti.  

Keďže zákon aj doteraz vyžadoval odborné predpoklady pre zodpovednú osobu na plnenie týchto úloh, vrátane jej nezávislosti a nestrannosti od  zamestnávateľa, prax ukázala, že pre zamestnávateľov je často omnoho vhodnejším riešením outsourcing týchto povinností na externé špecializované spoločnosti, ktoré sa na oblasť whistleblowing orientujú. Takéto kompletné a efektívne riešenie na českom a slovenskom trhu pod názvom FairWhistle sme priniesli aj priamo od HAVEL & PARTNERS.

Práve outsourcing zákonných povinností zamestnávateľov na odborníkov minimalizuje riziko prípadných sankcií za nedostatky vnútorného systému preverovania oznámení, vedenia evidencie, či spôsobilosti zodpovednej osoby a pod. Vo svetle nových pokút sa toto riešenie javí ako najvhodnejšie o to viac.   

Novela ale rozlišuje spôsob zapojenia externých zodpovedných osôb podľa počtu zamestnancov. Zamestnávatelia s menej ako 250 zamestnancami môžu na základe zmluvy využívať služby špecialistov na whistleblowing ako doteraz v celom rozsahu. Po novom však okrem toho musia zamestnávatelia určiť aj zodpovednú osobu z vlastných radov.

Pri väčších zamestnávateľoch bude potrebné nastaviť spôsob zapojenia špecialistov na whistleblowing osobitne. Riešenie Fair Whistle od HAVEL & PARTNERS samozrejme pokrýva všetky možnosti zapojenia a pomoci pre zamestnávateľov.

Tento postup kladie na zamestnávateľov zvýšené nároky v oblasti compliance, pretože sa budú musieť pripraviť na zmeny od 1.9.2023. Obzvlášť so zreteľom na to, že porušenie povinností v tejto súvislosti pri zamestnávateľoch s menej ako 250 zamestnancami možno pokutovať do výšky 50.000 EUR, zatiaľ čo pri zamestnávateľoch nad 250 zamestnancov až do výšky 100.000 EUR.

OZNÁMENIE PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI VS. OBCHODNÉ TAJOMSTVO, 1 : 0

Novela podľa pokynov smernice určuje, že oznámenie protispoločenskej činnosti, ktoré sa týka skutočností a informácií krytých obchodným tajomstvom, sa nepovažuje za porušenie zákonnej či zmluvnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach krytých obchodným tajomstvom.

Novela už výslovne uvádza, že externým kanálom na oznámenie protispoločenskej činnosti je Úrad na ochranu oznamovateľov, prokuratúra, či príslušný správny orgán. Môže tak nastať situácia, kedy napríklad obchodný partner oznámi priamo Úradu, či prokuratúre skutočnosti, o ktorých sa dozvedel pri uzatváraní, či plnení zo zmluvy. V takom prípade by sa nemalo byť možné dovolávať porušenia obchodného tajomstva voči oznamovateľovi.

ĎALŠIE ZMENY

Novela ďalej tiež

• Rozšírila okruh osôb, ktoré sa považujú za oznamovateľov, resp. ktorí majú nárok na ochranu podľa zákona. Oznamovateľom tak nemusí byť len zamestnanec pracujúci na základe pracovnej zmluvy, či dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Oznamovateľom môže byť napríklad aj uchádzač o zamestnanie, či bývalý zamestnanec, zmluvný partner, konateľ, či iný člen orgánov právnickej osoby.   
• Podstatne rozšírila okruh trestných činov, ktoré sa považujú za závažnú protispoločenskú činnosť. Po novom sem spadajú, okrem iného, všetky trestné činy s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou dva roky. 
• Z praktického hľadiska, ochrana takéhoto oznamovateľa spočíva v tom, že zamestnávateľ si musí vopred žiadať súhlas od Úradu na ochranu oznamovateľov, ak chce voči oznamovateľovi urobiť právny úkon, alebo vydať rozhodnutie v pracovnoprávnom vzťahu, napríklad súhlas s výpoveďou a pod. Porušenie tejto povinnosti je sankcionované pokutou až do výšky 100.000 EUR. 
• Explicitne zakazuje zamestnávateľom hroziť, či postihovať odvetnými opatreniami oznamovateľov, ich blízke osoby a iné osoby, ktoré zákon bližšie špecifikuje, a to pod hrozbou pokuty. 
• Odvetné opatrenia definuje, a príkladom uvádza, napr. výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru, skončenie v skúšobnej dobe, nepredĺženie pracovného pomeru na dobu určitú a iné, ak boli vyvolané v súvislosti s oznámením protispoločenskej činnosti.

Vzhľadom na množstvo čiastkových zmien zavádzaných novelou nebolo účelom obsiahnuť ich všetky v tomto dokumente. 

Compliance tým HAVEL & PARTNERS Vás novelou zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti rád prevedie a poskytne vám právne poradenstvo. Zároveň sme pripravení Vám už teraz pripraviť komplexné riešenie whistleblowingu na mieru prostredníctvom Fair Whistle.